Podatki w rachunkowości należy odzwierciedlić zgodnie z metodą bilansową, której najistotniejszym elementem jest rzeczowo-finansowe ujmowanie majątku, podwójna charakterystyka każdej operacji gospodarczej, prowadzenie rachunku (kont) zmian każdego składnika majątkowego. Jeżeli każdy podatek stanowi z jednej strony zwiększenie zobowiązania lub zwiększenie należności, to nastąpi równocześnie zwiększenie lub zmniejszenie innej kategorii bilansowej. Umiejscowienie podatków w rachunkowości przedstawiono poniżej.
Rysunek 1. Ujecie podatków w rachunkowości
Pod pojęciem rozrachunków publicznoprawnych rozumie się należności i zobowiązania z tytułu podatków, ceł, opłat, składek ubezpieczeniowych i obciążeń z innych tytułów, do których mają zastosowanie przepisy ustawy – Ordynacja podatkowa. Rozrachunki te obejmują należności i zobowiązania dotyczące podatków, opłat oraz innych niepodatkowych rozrachunków budżetowych, które wynikają ze stosunków prawnych. Do rozrachunków publicznoprawnych zalicza się w szczególności należności i zobowiązania dotyczące:
- wszelkich tytułów podatkowych, bez względu na to czy podatki te stanowią dochód budżetu centralnego, jak np. podatki dochodowe od osób prawnych i fizycznych, VAT i podatek akcyzowy, czy jednostek samorządu terytorialnego, jak np. podatek od nieruchomości, od środków transportowych itp.,
- ceł,
- składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, składek na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP),
- innych świadczeń o charakterze publicznoprawnym, np. wpłat z zysku przedsiębiorstw państwowych oraz jednoosobowych spółek Skarbu Państwa, opłat na PERON.
Instytucjami publicznoprawnymi zobowiązanymi do pobierania podatków oraz innych opłat o charakterze publicznoprawnym są urzędy skarbowe, urzędy celne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, gminy, itp.
Wśród ogółu rozrachunków publicznoprawnych istotną kategorią ekonomiczną w każdej jednostce gospodarczej są rozrachunki z tytułu podatków.
W związku z powyższym rozrachunki publicznoprawne wystąpią w księgach rachunkowych podatnika, płatnika i inkasenta. Jednakże treść ekonomiczna operacji związanej z powstaniem zobowiązania z tytułu podatku jest inna u podatnika, płatnika i inkasenta.
Mając na uwadze podatki jako kategorię księgową istotnemu zawężeniu ulega zarówno grupa rozrachunków publicznoprawnych ujmowanych w księgach rachunkowych, jak i krąg podatników zobowiązanych do stosowania prawa bilansowego[1]. W księgach rachunkowych nie są ujmowane podatki nakładane na podatników nieprowadzących działalności gospodarczej (np. podatek od spadków i darowizn obciążający osoby fizyczne, podatek od nieruchomości będącej własnością osoby fizycznej i przeznaczonej na potrzeby osobiste podatnika, podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń).
[1] Por. art. 2 ustawy o rachunkowości